Jedním z nejrozšířenějších programů v kancelářích na celém světě je Excel, univerzální program pro zpracování informací v technické i obchodní práci. Otázka je tedy jasná, proč ještě databázi? Odpověď je také jasná:

• pro velké objemy dat
• pro rychlé zpracování dat
• pro bezpečnost dat
• pro zabezpečení vícevrstevného přístupu k datům

To jsou hlavní důvody, které je třeba mít na mysli při volbě prostředků k řešení firemních úkolů. Kde vidím hlavní směry uplatnění databáze, speciálně Access? Tam, kde vznikají velké objemy dat a současně záleží na jejich bezpečném uložení a rychlém přístupu k nim pro potřeby analýzy a modelování. Mohou to být například:

• výsledky z laboratoří
• měření a sledování jakosti ve výrobě
• důležité marketingové informace
• data z technologických a výrobních procesů

Výhody a nevýhody databáze

• přesná kontrola dat na vstupu
• přesná a přísná kontrola dat ve vztazích mezi sebou. Podle definovaných pravidel říkáme, že realizuje relační vztahy
• bezpečné uložení dat, jednotlivé položky se po vstupu ihned kontrolují a ukládají, aby nedošlo ke ztrátě nebo znehodnocení dat
• výběry dat z databáze na základě kritérií a jiné manipulace s daty, jako jsou opravy, vymazání, přidávání dat a vytváření nebo rušení vazeb mezi nimi - to vše s hlídáním definovaných vazeb. Říkáme, že databáze je v každém okamžiku konzistentní
• řízení oprávnění nakládat s daty a jejich částí jednotlivými pracovníky podle určených rolí
• transakční zpracování, to znamená - provede se řetězec výpočtů buď celý, nebo neproběhne nic z něho, typické např. v bankovnictví

Vysvětlení pojmů

Než se pustíme do tvorby samotné databáze, je ještě potřeba si
definovat pár základních pojmů:

• MS Access - jeden z programů kancelářského balíku MS Office, zajišťuje spolupráci několika stovek programových modulů, které realizují služby spojené s akcemi nad databází
• prostředí pro vývoj a práci s databází (dále jenom prostředí) - synonymum pro spuštěný program MS Access s určitou konkrétní databází
• projekt - popis záměru a řešení, jak realizovat určitý skutečný problém v prostředí programů
• úloha - samostatná část projektu, budeme mít pojmy projekt a úloha jako synonyma
• databáze - souhrn datových struktur, dat a programových modulů, zajišťujících řešení určité úlohy nebo projektu, v MS Access tvoří databáze jeden fyzický soubor na disku
• SQL - obecný jazyk pro práci s databázemi
• tabulka - část databáze, popisující jednu datovou strukturu a obsahující data
• dotaz (anglicky query) - základní příkaz jazyka SQL
• menu, pruh nástrojů, pás karet - z hlediska MS Office synonyma pro skupiny funkcí, uživatel klepnutím na ikonu nebo název funkce spouští přesně definovanou akci programu.